Texto provisional. La razón social «DLR S.A.S.», el NIT y el domicilio están por confirmar. Este documento se publicará en firme cuando se completen.
1. Objeto y aceptación
Estos términos regulan el acceso y el uso de Asento, un software contable y de facturación electrónica ofrecido como servicio en la nube por DLR S.A.S., NIT [NIT por confirmar], con domicilio en Barranquilla, Colombia («Asento»), a través de asento.dlrbaq.com y del panel de la aplicación.
Al crear una cuenta, marcar la casilla de aceptación o usar el servicio, la persona que lo hace declara que tiene facultades para obligar a la empresa que registra («el Cliente») y que el Cliente acepta estos términos. Si no los acepta, no debe usar el servicio. Asento se ofrece a empresas y personas en ejercicio de su actividad comercial o profesional.
2. Definiciones
- Servicio: el software Asento, sus actualizaciones y el soporte asociado, según el plan contratado.
- Empresa: cada NIT registrado en Asento. Cada empresa tiene su propio plan.
- Usuario: la persona natural con acceso a una empresa, con el rol que le asigne el Cliente.
- Datos del Cliente: la información que el Cliente y sus usuarios registran o cargan en Asento.
3. Cuenta, usuarios y roles
El Cliente debe dar información veraz y mantenerla actualizada. Cada usuario es personal: las credenciales no se comparten. El propietario de la empresa decide quién entra y con qué rol (propietario, administrador, contador, vendedor, auxiliar o solo lectura) y responde por lo que hagan sus usuarios. Si sospecha un acceso no autorizado, debe cambiar la contraseña y avisarnos de inmediato.
Cada plan incluye un número de usuarios. El usuario del contador de la empresa no cuenta dentro de ese número y no tiene costo.
4. Prueba gratis
Cada empresa nueva puede usar Asento durante 15 días calendario sin costo y sin registrar un medio de pago. Al terminar la prueba, si el Cliente no contrata un plan, la empresa queda en modo de solo lectura: puede consultar y exportar su información, pero no registrar documentos nuevos. Durante la prueba la facturación electrónica puede operar en el ambiente de habilitación de la DIAN.
5. Planes, precios y pagos
Los planes, sus funcionalidades y sus precios son los publicados en Precios al momento de contratar. El Cliente puede pagar por mes o por año; el pago anual tiene el descuento publicado. Los precios se expresan en pesos colombianos e incluyen el IVA. Asento expedirá la factura electrónica correspondiente a cada pago.
La suscripción se renueva por periodos iguales al contratado salvo que el Cliente la cancele antes del vencimiento. Si Asento cambia el precio de un plan, lo informará con al menos treinta (30) días calendario de anticipación y el nuevo precio aplicará desde la siguiente renovación. Las funcionalidades marcadas como «en camino» no forman parte del plan hasta que estén disponibles.
El Cliente puede cambiar de plan en cualquier momento. Los pagos hechos no son reembolsables, salvo lo que disponga la ley o lo que Asento acepte en un caso concreto.
6. Falta de pago y suspensión
Si un pago no se recibe a su vencimiento, Asento avisará al Cliente y podrá pasar la empresa a solo lectura mientras se regulariza. La información no se borra por esa causa durante el plazo de conservación del numeral 15. Asento también puede suspender el acceso, previo aviso cuando sea posible, si detecta un uso contrario a estos términos o un riesgo para la seguridad del servicio o de otros clientes.
7. Facturación electrónica
Asento es una herramienta para que el Cliente genere, firme, transmita y reciba sus documentos electrónicos ante la DIAN. El Cliente es el facturador y el responsable de sus obligaciones tributarias: de la veracidad de los datos de cada documento, de tener vigente su habilitación, sus resoluciones de numeración y, cuando aplique, su certificado de firma digital, y de corregir y retransmitir lo que la DIAN rechace.
Asento no es la DIAN ni actúa en su nombre. No responde por caídas, demoras o cambios de los servicios de la DIAN o de terceros. Ante una falla de la DIAN, el Cliente debe aplicar los procedimientos de contingencia que establece la normativa vigente. Los cálculos de impuestos y retenciones dependen de la configuración que haga el Cliente; los reportes son un insumo para sus declaraciones, que el Cliente o su contador revisan y presentan.
8. Obligaciones del Cliente
- Usar el servicio conforme a la ley y a estos términos.
- Contar con la autorización de los titulares de los datos personales que registre en Asento.
- Mantener la confidencialidad de sus credenciales y las de sus usuarios.
- Revisar la información contable y tributaria antes de presentarla ante cualquier autoridad.
- Pagar oportunamente el plan contratado.
9. Uso aceptable
No está permitido:
- Registrar operaciones ficticias o emitir documentos para fines ilícitos.
- Intentar acceder a información de otras empresas o vulnerar la seguridad del servicio.
- Hacer ingeniería inversa, copiar o revender el servicio sin autorización escrita.
- Usar el servicio de una forma que degrade su funcionamiento para los demás clientes.
- Cargar software malicioso o contenido que infrinja derechos de terceros.
10. Disponibilidad y soporte
Asento hace esfuerzos razonables para que el servicio esté disponible de forma continua, salvo mantenimientos programados, que se avisarán con anticipación cuando sea posible, y fallas de terceros o casos de fuerza mayor. El soporte está incluido en todos los planes por los canales publicados en el sitio; el plan Empresa tiene atención prioritaria. El soporte cubre el uso del software, no la asesoría contable, tributaria o legal.
11. Datos del Cliente
Los Datos del Cliente son del Cliente. Asento los trata como encargado, solo para prestar el servicio, conforme a la política de tratamiento de datos personales. No los vende, no los usa para publicidad y no los comparte con terceros salvo lo necesario para operar el servicio (por ejemplo, la DIAN o el proveedor de facturación electrónica) o cuando una ley o una autoridad lo exija.
El Cliente puede exportar sus reportes en cualquier momento mientras tenga acceso. Asento puede usar información agregada y anónima sobre el uso del servicio para mejorarlo, sin identificar al Cliente ni a sus terceros.
12. Propiedad intelectual
El software, la marca Asento, los diseños y los contenidos del sitio son de DLR S.A.S. o de sus licenciantes. El Cliente recibe una licencia de uso limitada, no exclusiva e intransferible mientras su suscripción esté vigente. Las sugerencias que el Cliente envíe pueden usarse para mejorar el producto sin obligación de pago.
13. Confidencialidad
Cada parte mantendrá reservada la información confidencial de la otra y la usará solo para ejecutar esta relación. Esta obligación sigue vigente después de terminada la relación, durante el tiempo en que la información conserve su carácter confidencial.
14. Responsabilidad
El servicio se presta con la diligencia profesional esperable. En la medida que la ley lo permita, Asento no responde por lucro cesante, pérdida de oportunidades ni daños indirectos, ni por decisiones contables o tributarias del Cliente, ni por sanciones derivadas de información incorrecta registrada por el Cliente. La responsabilidad total de Asento frente al Cliente por cualquier causa se limita al valor pagado por el Cliente en los doce (12) meses anteriores al hecho que la origina. Estas limitaciones no aplican en caso de dolo o culpa grave.
15. Terminación
El Cliente puede cancelar su suscripción en cualquier momento; la cancelación tiene efecto al final del periodo pagado. Asento puede terminar la relación por incumplimiento grave de estos términos, con aviso previo. Al terminar, la empresa queda en solo lectura durante noventa (90) días calendario para que el Cliente exporte su información; después, Asento podrá suprimirla, salvo lo que deba conservar por obligación legal.
16. Cambios a los términos
Asento puede actualizar estos términos. Los cambios sustanciales se informarán por correo y en el sitio con al menos quince (15) días calendario de anticipación. Si el Cliente sigue usando el servicio después de esa fecha, se entiende que los acepta; si no está de acuerdo, puede cancelar antes.
17. Ley aplicable y controversias
Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las partes intentarán resolver cualquier diferencia de forma directa durante treinta (30) días calendario. Si no lo logran, la controversia se someterá a los jueces competentes de Barranquilla, Colombia.
18. Contacto
Para cualquier asunto sobre estos términos: contacto@dlrbaq.com. Para datos personales, ver la política de tratamiento de datos personales.