Texto provisional. La razón social «DLR S.A.S.», el NIT y el domicilio están por confirmar. Este documento se publicará en firme cuando se completen.
Esta política explica cómo DLR S.A.S. trata los datos personales que recibe a través del sitio asento.dlrbaq.com y del software Asento, y cómo los titulares pueden ejercer sus derechos. Se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y de su reglamentación.
1. Responsable del tratamiento
- Razón social: DLR S.A.S.
- NIT: [NIT por confirmar]
- Domicilio: Barranquilla, Atlántico, Colombia
- Dirección: [Dirección por confirmar]
- Correo para asuntos de datos personales: contacto@dlrbaq.com
En adelante, «Asento» o «nosotros».
2. Marco legal
Artículo 15 de la Constitución Política; Ley Estatutaria 1581 de 2012; Decreto 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014, compilados en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulos 25 y 26); Decreto 090 de 2018; Ley 1266 de 2008 en lo que corresponda, y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
3. Definiciones
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
- Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible, como los relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio o su calidad de comerciante.
- Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, la pertenencia a sindicatos, los datos de salud, de vida sexual y los biométricos.
- Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
- Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento.
- Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
- Transferencia: envío de datos personales a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.
- Transmisión: comunicación de datos personales a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
4. Principios
Aplicamos los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En particular, solo pedimos los datos necesarios para cada finalidad y no los usamos para fines distintos de los informados.
5. Datos que tratamos y para qué
| Quiénes | Datos | Finalidades |
|---|---|---|
| Personas que nos escriben desde el sitio | Nombre, correo, celular y empresa (opcionales los dos últimos), motivo y mensaje, página y etiquetas de campaña (utm) con que llegaron. | Responder el mensaje; mostrar el producto; preparar una propuesta; saber qué canales nos traen contactos. |
| Usuarios y representantes de empresas clientes | Nombre, correo, contraseña (guardada solo como huella cifrada), rol, datos de la empresa (razón social, NIT, correo, teléfono, ciudad), plan y datos de facturación del servicio. | Crear y administrar la cuenta; prestar el servicio; autenticar y proteger el acceso; facturar y cobrar el servicio; dar soporte; enviar avisos del servicio (seguridad, cambios, vencimientos); cumplir obligaciones legales, contables y tributarias. |
| Contadores invitados | Nombre, correo y empresas a las que tienen acceso. | Dar acceso a las empresas que los invitan y las mismas finalidades de los usuarios. |
| Proveedores y aliados | Nombre, documento, datos de contacto y bancarios. | Gestionar la relación contractual, pagos y obligaciones tributarias. |
| Visitantes del sitio | Datos técnicos de navegación agregados y, solo si lo aceptan, el identificador de clic de Google Ads. Ver cookies. | Medir el uso del sitio sin identificar a nadie y, con consentimiento, la eficacia de los anuncios. |
Con autorización expresa e independiente, podemos enviar información comercial sobre Asento a quienes nos escribieron o se registraron. Cada mensaje trae la forma de dejar de recibirlos.
6. Datos que los clientes cargan en Asento
Las empresas que usan Asento registran en el software datos de sus propios clientes, proveedores, empleados y contactos (por ejemplo, para emitir una factura electrónica). Sobre esos datos, cada empresa cliente es la responsable del tratamiento y Asento actúa como encargado: los tratamos solo para prestar el servicio contratado y según sus instrucciones, no los usamos para fines propios, no los vendemos ni los compartimos con terceros distintos de los necesarios para operar el servicio (por ejemplo, la DIAN o el proveedor tecnológico de facturación electrónica, cuando la empresa emite un documento).
La empresa cliente es quien debe contar con la autorización de sus titulares y atender sus solicitudes. Si un titular nos escribe sobre datos que una empresa cargó en Asento, le daremos traslado a esa empresa e informaremos al titular.
7. Autorización
Pedimos la autorización antes de recolectar los datos, por medios que permiten conservar prueba de ella: la casilla del formulario de contacto, la aceptación al crear una cuenta o cualquier otro mecanismo que permita concluir de forma inequívoca que el titular la otorgó. No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como los datos de naturaleza pública o la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones o por orden judicial.
El titular puede revocar la autorización y pedir la supresión de sus datos en cualquier momento, salvo cuando tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
8. Datos sensibles y de menores
No pedimos datos sensibles. Si en algún caso fuera necesario, se informará que su entrega es facultativa y se pedirá autorización explícita. Asento es un servicio para empresas y no está dirigido a menores de edad; no tratamos a sabiendas sus datos, salvo los de naturaleza pública y siempre respetando su interés superior.
9. Derechos de los titulares
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular puede:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Pedir prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no se requiera.
- Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
- Revocar la autorización o pedir la supresión de los datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien haya estipulado a favor de otro, acreditando su calidad.
10. Deberes de Asento
Como responsable cumplimos los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y, como encargado, los del artículo 18: entre otros, garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data, conservar la prueba de la autorización, informar la finalidad, conservar la información con seguridad, actualizarla y rectificarla, tramitar consultas y reclamos en los plazos de ley e informar a la SIC las violaciones a los códigos de seguridad.
11. Área responsable de atender consultas y reclamos
El equipo de protección de datos de Asento, en el correo contacto@dlrbaq.com o por escrito en la dirección del responsable.
12. Procedimiento de consultas y reclamos
Consultas
Para conocer qué datos tenemos y cómo los usamos. Se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible en ese plazo, informaremos los motivos y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).
Reclamos
Para corregir, actualizar o suprimir datos, revocar la autorización o advertir un incumplimiento (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012). El reclamo debe incluir la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección o el correo de respuesta y los documentos que quiera hacer valer.
- Si el reclamo está incompleto, pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Si pasan dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que desistió.
- Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a recibir el reclamo completo, el dato quedará marcado como «reclamo en trámite» hasta que se decida.
- Respondemos en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, informaremos los motivos y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.
El titular solo puede elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar este trámite (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).
13. Transmisiones y transferencias
Para operar el servicio usamos proveedores que tratan datos por nuestra cuenta, como alojamiento en la nube, envío de correo, medición del sitio y facturación electrónica. Algunos tienen sus servidores fuera de Colombia. En esos casos hay una transmisión de datos personales que se rige por un contrato con las condiciones del Decreto 1074 de 2015, o se hace hacia países con un nivel adecuado de protección según la SIC. No vendemos ni cedemos datos personales.
Entregamos datos a autoridades cuando una ley o una orden lo exige, y a la DIAN la información que exigen los documentos electrónicos que emiten nuestros clientes.
14. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado: conexiones cifradas, contraseñas guardadas como huella y nunca en claro, acceso por roles dentro de cada empresa, separación de la información de cada empresa, registro de auditoría de las operaciones y credenciales de facturación electrónica de solo escritura. Ningún sistema es infalible; si ocurre un incidente que afecte datos personales, lo informaremos a la SIC y a los afectados según la ley.
15. Conservación
Conservamos los datos mientras dure la finalidad para la que se recolectaron y, después, el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y comerciales o el necesario para atender reclamaciones. Los datos de contacto de quien nos escribió y no se volvió cliente se suprimen cuando lo pida o cuando dejen de ser necesarios.
16. Registro Nacional de Bases de Datos
Inscribiremos nuestras bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la SIC cuando nos sea exigible según el Decreto 090 de 2018.
17. Cambios y vigencia
Esta política rige desde su publicación. Si cambia de forma sustancial (por ejemplo, en las finalidades o en la identificación del responsable), lo informaremos en este sitio y, a quienes tengan cuenta, por correo, antes de aplicar los cambios. Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas.
Ver también la política de privacidad y cookies y los términos del servicio.