Cómo habilitarte como facturador electrónico ante la DIAN, paso a paso

1. Ten el RUT al día

   En la DIAN

   La DIAN usa los datos de tu RUT para todo el trámite. Revisa que la razón social, la dirección, el correo y las actividades económicas estén actualizados antes de empezar.

   • Razón social o nombre, NIT y dígito de verificación iguales a los del certificado de firma.
   • Un correo al que tengas acceso: ahí llegan los avisos de la DIAN.
   • No hace falta agregar la responsabilidad de facturador antes: la DIAN la pone sola al final, en la fecha que elijas.

   Cómo te acompaña AsentoCuando creas la empresa en Asento cargas el mismo NIT y dígito de verificación. El panel los usa después para comprobar que el certificado es de tu empresa.

   Resolución DIAN 000165 de 2023, art. 28: la DIAN actualiza el RUT con la responsabilidad 52.

2. Compra el certificado de firma digital

   Con un tercero

   Se compra a una entidad de certificación acreditada por la ONAC (por ejemplo Certicámara, GSE o Andes SCD). Pide el certificado en archivo, no en token USB.

   • Formato .p12 o .pfx, con su contraseña.
   • A nombre de la empresa (o de la persona natural) que va a facturar.
   • Tiene vigencia: anota la fecha de vencimiento.

   Cómo te acompaña AsentoLo subes en Configuración → Facturación electrónica. Asento comprueba que esté vigente y que el NIT coincida con el de la empresa, guarda su contraseña cifrada y te avisa por correo cuando faltan 30 y 7 días para que venza.

   Resolución DIAN 000165 de 2023, art. 11 num. 14: la factura lleva firma digital.

3. Regístrate en el servicio de facturación de la DIAN

   En la DIAN

   Entras con tu usuario al servicio informático de facturación electrónica de la DIAN, te registras como facturador y eliges el modo de operación «software propio».

   • Registra tus datos y el correo de recepción de facturas.
   • En «Configurar modos de operación» eliges software propio o adquirido.
   • Escribes el nombre del software (Asento) y un PIN de 5 dígitos que tú defines.
   • La DIAN te muestra el identificador del software (SoftwareID) y el del set de pruebas (TestSetId). Cópialos.

   Cómo te acompaña AsentoEl «Paso a paso» del panel te dice qué escribir en cada campo del portal y dónde pegar el SoftwareID, el PIN y el TestSetId. Asento los usa para identificar el software en cada documento que envía.

   Resolución DIAN 000165 de 2023, art. 28, numerales 1 a 3.

4. Pasa el set de pruebas

   En Asento

   La DIAN pide que tu software le envíe documentos de prueba y los valida uno por uno. Con Asento no los armas a mano.

   • Pegas el TestSetId en Asento.
   • Pulsas «Correr set de pruebas»: Asento envía 8 facturas, 1 nota crédito y 1 nota débito de prueba.
   • Con «Consultar resultado» ves la respuesta de la DIAN documento por documento.
   • Cuando la DIAN muestre el set como aceptado, lo marcas con «Ya está aceptado en la DIAN».

   Cómo te acompaña AsentoAsento arma, firma y envía los documentos del set y te muestra el mensaje exacto de la DIAN si alguno se rechaza, para corregir y volver a enviar.

   Resolución DIAN 000165 de 2023, art. 28, numerales 4 y 5: de «registrado» a «habilitado».

5. Pide la numeración de facturación

   En la DIAN

   Con el software habilitado, solicitas en el servicio de numeración de la DIAN el rango de facturas autorizado para producción, asociado a Asento.

   • Defines un prefijo de hasta 4 caracteres alfanuméricos (por ejemplo FE) y el rango, desde y hasta.
   • La DIAN genera la resolución y la clave técnica del rango.
   • La autorización tiene vigencia de hasta 2 años: cuando se agote o venza, pides otra.

   Cómo te acompaña AsentoCon «Traer numeraciones de la DIAN», Asento consulta tus rangos autorizados y carga por sí solo la resolución, el prefijo, el rango, la vigencia y la clave técnica. No copias nada a mano.

   Resolución DIAN 000165 de 2023, arts. 28 num. 6, 43 (prefijo) y 48 (vigencia).

6. Fija la fecha de inicio y pasa a producción

   En Asento

   En la DIAN eliges la fecha en que empiezas a facturar electrónicamente; esa fecha no se puede cambiar después. Ese día la DIAN actualiza tu RUT con la responsabilidad «52 – Facturador electrónico».

   • Elige una fecha realista: desde ahí estás obligado a facturar así.
   • En Asento pulsas «Pasar a producción».
   • El panel no te deja pasar si falta algún paso: certificado, software, set aceptado o numeración.

   Cómo te acompaña AsentoAl pasar a producción, la empresa sale del modo Simulado y las facturas que emitas desde ahí van firmadas a la DIAN.

   Resolución DIAN 000165 de 2023, art. 28, numerales 7 a 9.

7. Emite tu primera factura

   En Asento

   Creas la factura como siempre: cliente, productos o servicios, impuestos. Asento la firma, la envía y te dice qué respondió la DIAN.

   • Asento genera el CUFE y el código QR.
   • En la línea de tiempo de la factura ves si la DIAN la aceptó o la rechazó, con su mensaje y la opción de reintentar.
   • El PDF y el XML (en ZIP) salen al cliente por correo o por un enlace de WhatsApp.
   • El asiento contable queda hecho con la misma factura.

   Cómo te acompaña AsentoFacturas ilimitadas en todos los planes, sin cobro por documento. El documento soporte y RADIAN se habilitan aparte, cuando los necesites.

Qué más hace el módulo de facturación electrónica de Asento